Folytatjuk cikksorozatunkat, amelyben egy értékesítő kollégánk osztja meg veletek kihívásokkal teli és érdekes ügyféltanulmányainkat. Ezekből az eseteket nagyon jó visszaolvasni, és látni, hogy effektív munkával mennyi mindent el lehet érni közösen. Ebben a cikkben egy nemzetközi pénzintézetben segítettünk a logisztikai ügyeikkel kapcsolatban.

Az előzmények:

Partnerünk nagy magyarországi fiókhálózattal rendelkező nemzetközi pénzintézet. Működésének jellemzője, hogy napi szinten sok különböző típusú nyomtatványt kezel nagy mennyiségben. Ezek részben szigorú elszámolású, egyedi nyomtatványok, részben marketing anyagok, szabályzatok stb. Emellett a napi működéshez szüksége van irodaszerekre, reprezentációs anyagokra, egyéb „rezsi” anyagokra is.

A probléma:

Kapcsolatunk akkor kezdődött, amikor a partnerünk egy hatékonyság fejlesztési projekt során felmérte a fiókhálózat ellátásával kapcsolatos belső elégedettségi szintet. A megállapítás az volt, hogy mind a központ mind a fiókok számára ezeknek az anyagoknak a kezelése átláthatatlan, a fiókok kiszolgálása sok hibával terhelt és minden jobbító szándékú erőfeszítés ellenére a készletgazdálkodás újra és újra hiányokkal, többletekkel találkozik a készletellenőrzések során.

A megoldásunk:

 

Szakembereink a pénzintézet illetékes vezetőjével alaposan elemezték a helyzetet. Ennek során a következő főbb megállapításokat tették. A pénzintézet számára a logisztika teljesen idegen terület, a fiókhálózaton átfolyó hatalmas nyomtatvány és egyéb anyag fizikai kezeléséhez saját raktárral, logisztikai állománnyal nem rendelkeznek és a fő tevékenységhez nem is illeszkedik egy ilyen tevékenység saját kezelésben történő megoldása. A fiókokban nincs külön arra személyzet, hogy a szükséges anyagok beszerzésével, áruátvétellel, készletgazdálkodással foglalkozzon. Ezért a kiszámíthatatlan időpontokban érkező nyomtatvány, irodaszer, ásványvíz stb. beszállítók folyamatosan terhelik a fiók más feladattal megbízott munkatársait. Ugyanilyen időigényes, a fő tevékenység szempontjából veszteséges tevékenységnek bizonyult az ömlesztve beszállított nyomtatványok szortírozása, szabvány tartalmú dossziékba rendezése. Ráadásul mindezen feladatok menedzselése a központban sok magas értékű munkatárs energiáját kötötte le, akik részben a beszállítókkal foglalkoztak, részben a fiókok igényeit gyűjtötték be és próbálták egy logikus rendszerben kiszolgálni, részben a teljes árumennyiség készletgazdálkodásával, ellenőrzésével foglalkoztak. Bonyolította a helyzetet, hogy a beszállítók egy része közvetlenül a fiókokba vitte az áruját, míg más részük a vállalati központban pakolt le.

A közös munka eredményeként született meg az a döntés, hogy partnerünk áttér a központi anyag beszerzésre és elosztásra, míg ebben technikailag az iLogistic szakértelmét és infrastruktúráját veszi igénybe. A döntés meghozatala után a megállapodásban rögzített anyagokat a beszállítók az iLogstic raktárában adják át. Ezt a tételes ellenőrzés után készletre vesszük, amit a partnerünk illetékes vezetője és munkatársai azonnal látnak. Elektronikusan fogadjuk a központból érkező kiszállítási utasításokat. Ezeknek megfelelően fiókra lebontva összekészítjük az igényelt cikkeket, munkatársai összeválogatják és összeállítják az egyes dossziék anyagait, majd azonos időpontban heti túrajárattal eljuttatja a fiókokba. Szükség esetén kisebb mennyiségeket akár futárral is le lehet kérni. A fiókokban feleslegessé váló anyagokat visszagyűjtjük és partnerünk utasítása szerint kezeljük. Mivel mi teljes körű készletnyilvántartási és gazdálkodási szolgáltatást nyújtunk, ezért partnerünk központjában jóval kisebb élőmunka ráfordítással lehet a folyamatot irányítani. Az iLogistic adatszolgáltatást biztosít a partner SAP rendszere számára és egy multinacionális nagyvállalat által elvárt riportolási rendszert is működtet.

Eredményeink

A változásokat követően partnerünk képes volt jelentősen csökkenteni az anyagellátás idő és erőforrás igényét. A fiókban dolgozó munkatársak felszabadultak a korábbi árukezelési feladatok alól. A belső dolgozói elégedettséget növelte, hogy ezen készletek kezelése egyszerűbbé és átláthatóbbá vált. Míg partnerünk jóval kedvezőbb költség szinten tudja fenntartani és működtetni a hálózatát.