< Fulfillment | Blog | Mennyit takarítasz meg kiszervezett logisztikával kilenc hónap alatt?
Mennyit takarítasz meg kiszervezett logisztikával?

Mennyit takarítasz meg kiszervezett logisztikával kilenc hónap alatt?

A fulfillment fogalma szinte már minden webáruház tulajdonos számára ismert, ráadásul mindenhonnan ömlenek a különböző reklámok, ahol a szolgáltatók egyre kedvezőbb ajánlatokkal kecsegtetnek. Persze megfordulhat a fejedben, hogy: Hihetek ezeknek a marketing szövegeknek? A kampányokban feltüntetett számok elérése biztos lehetetlen! Jó, jó, de mennyi a rejtett költség? Kizárt, hogy egy webáruház kiszervezéssel csökkenteni tudja a költségeit…
Cikkünkben a különböző tévhiteket fogjuk elhessegetni egy konkrét ügyfélpéldán keresztül. Bemutatjuk nektek, hogy hogyan és miért szervezte ki hozzánk a logisztikáját Magyarország egyik legnagyobb Xiaomi termékeket forgalmazó webáruháza, illetve ez tételesen mennyi megtakarítást jelentett cégük számára.

Kezdésként nézzünk néhány fontosabb információt magáról az ügyfelünkről, aki nem más, mint a Yamoto Kft. A piac egyik legnagyobb hazai szereplője, akik Xiaomi termékek forgalmazásával foglalkoznak. Tulajdonosai több mint 10 éves tapasztalattal rendelkeznek elektronikai termékek kereskedelmében és különböző webáruházak üzemeltetésében is. Xiaomishop.hu webáruházuk kiszervezett logisztikai szolgáltatójaként választottak minket.

Miért döntöttek a kiszervezés mellett?

Az elsődleges motivációjuk a szezonális forgalmi ingadozásuk nehéz lekezelhetősége volt, amibe beletartoznak a munkaerő és a raktározás miatti nehézségek is. Bérelt raktárral rendelkeztek, mely majdnem egész évben tökéletesen megfelelt az árukészletük tárolására, de a karácsonyi időszakban kevésnek bizonyult. Megoldást kellett találniuk, hogy a plusz termékeiket fedett és zárt helyen tudják tárolni. Ehhez konténereket helyeztek el a raktáruk mellett található parkolónak kialakított területen. Ezzel a nehézséggel még meg is birkóztak volna, de a legsarkalatosabb problémák a logisztikai feladatok során adódtak. A folyamatos fluktuáció, a megbízhatatlan kollégák, a munkájukból adódó leltárhiányok és az ezekből generálódó károk ügyintézése okozott annyi plusz terhet, hogy attól mindenképpen meg akartak szabadulni. Ezekből adódóan, számukra elsődlegesen nem a költségek csökkentésén volt a hangsúly, amikor szolgáltatót választottak. Összességében végül maguk is meglepődtek, amikor először összesítették, hogy mennyit sikerült 9 hónap alatt megtakarítaniuk kiszervezéssel.  

Költségeik alakulása 9 hónap alatt

A saját raktárban végzett logisztika esetén, sok költség adódik, melyekkel fulfillment esetén nem kell számolnunk. Ilyen például a raktár azon részének költsége, amelyeken nem tudunk termékeket tárolni: a csomagoló, a bevételező és a szociális területek, vagy akár azok a területek, ahol a csomagolóanyagot tároljuk, de ugyanúgy ide tartoznak a munkabérekre és a raktározáshoz szükséges eszközökre fordított kiadások.

Mik azok a költségek, melyekkel kiszervezett logisztika esetén számolnunk kell?

Tárolás, bevételezés, leltározás, rendelés összekészítés, egyedi kérések teljesítése, csomagolóanyag és szállítási költségek. Most következik cikkünk igazán izgalmas része, ugyanis a segítségükkel forintra pontosan összesítettük és kimutattuk az együttműködésünk első 9 hónapjára vetítve, hogy mennyibe került korábban a saját és mennyibe kerül most a kiszervezett logisztika, méghozzá egészen pontosan költségelemekre bontva.

Munkabér vs. Munkára fordított díj

A kiszervezett logisztika esetén a munkabér, mint olyan nem jelenik meg kiadásként, ezért a munkára fordított díjakat állítottuk vele párhuzamba. A kiszervezés előtti 9 hónapban a fix csapatuk munkabérére havonta átlagosan 1.291.000 Ft-ot költöttek, amihez hozzáadódott havi átlagos 60.000 Ft beugrósoknak fizetett bér. A mi számláinkat összesítve az jött ki, hogy nekünk az első 9 hónapban munkára fordított szolgáltatási tételekre átlagosan egy hónapra vetítve 959.567 Ft-ot fizettek. Ez az összeg tartalmazta az adott időszak bevételezéseit, szériaszám kezeléseit, egyéb üzleti folyamatokat, leltározást és a rendelések összekészítésének díjtételeit is. A munkabér vs. munkára fordított díjak terén fulfillmenttel havi nettó 392.000 Ft-ot takarítottak meg. Mindezek mellett ki kell emeljük, hogy a bérköltségeken kívül, mint szinte minden más cégnek, nekik is extra nehézséget okozott a szezonbéli munkaerő kérdés és a betegségek, szabadságolások miatti pótlások kérdése is. Természetesen ennek a terhe is lekerült róluk a logisztika kiszervezésével. A raktári állomány vonatkozásában legalább is biztosan.

Raktározási vs. tárolási költségek

A kiszervezés előtt egy nagyjából 400 négyzetméteres raktárat béreltek. Ennek a havi költsége 336.320 Ft-ot jelentett. Ám fulfillment esetében azt mondhatjuk, hogy a költségek rugalmasan igazodnak a cégedhez, hiszen csak azért a területért kell fizetned, amit adott hónapban a termékeid valóban el is foglalnak. Nincsenek folyosók után, közösségi helységek vagy csomagolóterület által elfoglalt négyzetméterre felszámolt díjak. A Xiaomishop összességében 100-160 raklapnyi terméket tárol raktárunkban, aminek a költsége az elmúlt 9 hónapra vetítve havonta átlagosan nettó 193.867 Ft volt. Ez plusz havi 143.000 Ft megtakarítást jelentett kiszervezéssel a Xiaomishop-nak.

Csomagolóanyagok költségei

Csomagolásakor kérésükre, lehetőség szerint, eredeti dobozukban küldjük a nagyobb termékeket, melyek költséghatékonyan, fekete fóliába tekerve kerülnek feladásra. A kisebb termékeiknél légpárnás borítékot vagy saját gyűjtődobozaikat használjuk újra. Ez a folyamat kiszervezés előtt is hasonlóan működött, így ezen tételnél minimális megtakarítást értünk el, nagyságrendileg havi nettó 5.000 forintot.

Szállítási díjak

Szállítás tekintetében kiszervezés előtt GLS-t és Foxpost-ot használtak. Mi magunk is zömében GLS-el szállíttatunk, de az esetükben kérésükre, maradtunk az eredeti szerződésüknél, így azóta is a saját GLS fiókjukat használva küldjük ki csomagjaikat. GLS mellett biztosítunk Foxpost automatás feladást és a saját fejlesztésű napon belüli csomagpontos átvételi lehetőségünket is. Utóbbi szolgáltatásunk esetében a folyamatosan növekvő napi csomagszámot generáló ügyfeleink közé tartoznak és már az együttműködésünk első 9 hónapjában is összesen 2331 db megrendelésüket kezeltük le a boráros téri személyes átvételi pontunkon. Mivel a szállításaik legnagyobb részét kitevő GLS-es szállítási módhoz kapcsolódóan megtartották a saját GLS szerződésüket, így a szállítási díjak esetén jelentős megtakarítással nem tudunk számolni, de a személyes átvételi pontunk által biztosított extra szállítási opció elmondásuk alapján is plusz vásárlásokat eredményezett nekik, mert ott a segítségünkkel ők napon belüli átvételt tudnak ígérni a vásárlóiknak, ráadásul kedvezőbb díjon, mint amennyibe a másnapi Foxpost-os, vagy a GLS-es csomagok kiszállítása kerül.

Károk/hibák költsége

Korábban már említettük, hogy nagyon sok munkát jelentett ügyfélszolgálatuk számára a hibák és káresetek kezelése, mely mértéke számszerűen is kimutatásra került. A károk havi szinten átlagosan 33.000 Ft plusz költséget jelentettek a kiszervezést megelőzően. Ezen károk alatt elsősorban a téves/hiányos kiküldések miatt történő újraküldések költségeit, valamint a rossz csomagolás miatt sérülő termékek amortizációját és újraküldési költségét kell érteni.

A károk mellett a kimutatásukban még fontos költségtétel volt a leltérhiányok összege is. Az elsősorban a hibás bevételezésekhez és árukiadásokhoz köthetően felmerülő leltárhiányok összege a kiszervezés előtti 9 hónapra vetítve átlagosan nettó 69.000 Ft volt.

Kiszervezett logisztikával ez a költség nálunk az együttműködésünk első 9 hónapjában 0, azaz nulla Forint volt. Ez nem azt jelenti, hogy nálunk egyetlen téves kiküldés sem történt a 9 hónap alatt, vagy, hogy nem volt leltár eltérés egyetlen egy termékből sem, hanem azt, hogy ha volt is ilyen eset, akkor annak a költségét mi, a fulfillment cég vállaljuk, azaz nekik így már ez a korábban együttesen havi 102.000 Ft-os kimutatható kiadás tétel, a kiszervezés óta teljesen megszűnt és így ezzel minimum havi 102.000 Ft-tal, valamint rengeteg stresszel is beljebb vannak.

Szélsőségek

A fentebb kiemelésre került számoknál mi mindenhol a 9 hónapra vetített átlaggal számoltunk, ugyanakkor fontosnak tartjuk kiemelni a szolgáltatási díjak hektikumát, amit elsősorban a termékkör jelentős szezonalitása generál, így alábbi táblázatban összegeztük, hogy a Xiaomishop.hu esetében havi szinten milyen minimum és milyen maximum értékek merültek fel az együttműködésünk első 9 hónapjában:

iLogistic Xiaomi blog esettanulmány - szélsőértékek

Elsősorban a munkadíjak terén kiemelkedő az eltérés a minimum és a maximum értékek között, de a tárolási és a csomagolási költségek terén is több, mint duplája a legnagyobb tétel a legkisebb tételnek. Ez a táblázat foglalja leginkább össze azt, hogy miért is tudtunk kiemelkedően sokat spórolni a Xiaomishop.hu-nak, ugyanis nekik a november és december havi nagyjából négyszeres forgalmukhoz egész évben fenn kellett tartaniuk és menedzselniük kellett azt a kapacitást, amivel a karácsonyi forgalmukat le tudták kezelni. Nálunk azonban erre nincsen szükségük és mindig csak a rendeléseik mennyiségével és a tárolt árukészletük által foglalt területtel arányos díjakat fizetnek nekünk, amivel 12-ből 10 hónapban sokkal olcsóbban jönnek ki, mint ahogy kijöttek korábban, ameddig maguk menedzselték a logisztikájukat.

Nézzük meg egészen pontosan, hogy a fentebb felsorolt költségcsökkentések összességében mekkora megtakarítást eredményeznek a Xiaomishop.hu-nak a kiszervezés óta havonta:

iLogistic Xiaomi blog esettanulmány

Ezen összegeket látva válik még hangsúlyosabbá a saját és a kiszervezett logisztika közti különbség, bár az ilyen mértékű megtakarítás messze meghaladja az átlagot és az ügyfeleink között is kiemelkedő, kimutatható, hogy a kiszervezés a kényelmi szempontok mellett bizony költségcsökkentést is jelent a legtöbb webáruház számára.

Összegezve a táblázatot kimondható, hogy a Yamoto Magyarország Kft. tulajdonosai a kiszervezés eredményeként havi szinten átlagosan közel nettó 638.000 Ft-ot tudnak megspórolni, ami éves szinten 7.656.000 Ft megtakarítás jelenthet számukra, amely összeg még az ő léptékükben is abszolút számottevőnek mondható.

Mindezek mellett, nem hanyagolható el az a tény sem, hogy egy jó szolgáltató a kiszervezéssel a felesleges stressztől is megszabadítja az ügyfelét, hiszen teljesen biztonságban tudhatja a termékeit, nem kell tartania a közelgő szezontól és a dedikált kapcsolattartónak köszönhetően mindig van kihez fordulnia kérdés esetén.

A számok mellett azonban megkértük őket, hogy más szubjektív pontok alapján is értékeljék a szolgáltatásunkat és a velünk való együttműködést, így ha a költségek mellett még van kedved kicsit a szolgáltatásunk részleteiről is informálódni, úgy a következő pár bekezdés mindenképpen hasznos lehet:

Kiszervezéssel járó negatív és pozitív kritikák

Nem csak a számoknak kell mérvadónak lennie abban az esetben, ha el kell döntenünk kiszervezzük -e a logisztikánkat és ha igen, akkor kihez. Fontos egyéb kritériumokat is figyelembe kell venni, amik segítik, támogatják, könnyítik webáruházak működését.

A teljes transzparencia jegyében megkértük Őket, hogy az együttműködésünknek ne csak az előnyeit, de a közel egy éves együttműködés alapján megfogalmazódott kritikákat is foglalják össze, amelyek alapján Mi is fejlődni tudunk. Ezen kritikákat pedig meg is osztjuk ebben a cikkben, mert bizony így tud hiteles lenni ez a cikk is.

Nézzünk, mik voltak azok a negatívumok, melyeket kiemeltek a szolgáltatásunkkal kapcsolatosan:

  • Első leltárkor terméktöbbleteket sikerült produkálnunk, ami vélhetően az első beszállítás alkalmával elkövetett rögzítési hibákból adódhatott.
  • Rendszerünk éles működésben az esetükben alkalmazta először a tömeges szériaszám kezelést. Mindez egy bizonylaton belül 5-10.000 szériaszám betöltésével járt, ami kezdetekben elakadást generált. Fejlesztőink felskálázták a szoftvert, aminek köszönhetően megszüntették az ilyen jellegű problémákat.
  • Mindezek mellett, az egyik konkrét operatív folyamatokat érintő kritikájuk az volt, hogy cégünknél csak rámpaképes autóval lehetséges a termékek beszállítása, amit aztán pár hét alatt szerencsére minden beszállítójuk akceptált és azóta nem okozott problémát.

A negatívumok mellett a szolgáltatásunkkal kapcsolatosan tapasztalt pozitívumokat is összegezték számunkra, melyek közül elsősorban a kevésbé specifikus, általánosan is fontosakat emeltük ki:

  • A termékeik megfelelő és biztonságos tárolása mellett, teljes felelősségvállalás történik a termékekért, így többet nem kell azért aggódniuk, hogy egy leltárnál merül-e fel hiány, de külön pozitívum volt, hogy a majd egy év működés és sok ezer rendelés kiküldése után megtartott leltárban minimális eltérés mutatkozott csupán.
  • Nagyon erősnek lett titulálva az IT supportunk és külön kiemelésre került az IT gyors reakcióideje a kommunikáció terén.
  • Kiemelték, hogy a kapcsolattartójuk pozitívan és proaktívan reagál a felmerülő kéréseikre és az ad-hoc helyzetekre, akivel így nagyon könnyen és hatékonyan tudnak együtt dolgozni.
  • Külön pontban fogalmazták meg előnyként, hogy cégünk jól reagál az egyedi kérések és igények teljesítésére, amelyre már egy év alatt is tucatnyi példa volt, de azon belül is megnevezésre került, hogy számukra nagyon fontos volt, hogy olyan fulfillment szolgáltatót találjanak, aki a rendeléseik csomagolásánál újra fel tudja használni a használt csomagolóanyagokat és nem kizárólag a saját logózott dobozaiba hajlandó csomagolni, mert ezzel jelentős költségmegtakarítást tudtak elérni. Ezen pont teljesülése sokat számított a költségcsökkentés vonatkozásában is.
  • Kiemelésre került, hogy a vállalt határidőket mind a bevételezések, mind pedig a rendelések teljesítése esetében is mindig tartottuk, a szezon közepén ugyanúgy, mint az uborkaszezon közepén. Itt azt is megosztották velünk, hogy a kiszervezéssel a szállítási gyorsaság is javult, mert korábban azért elő-elő fordult, hogy egy forgalmasabb novemberi hétvége után hétfőn nem minden rendelés ment ki adott napon, míg nálunk még ezeken a napokon is mindig kimentek a csomagok.
  • Mivel az ő esetükben a boráros téri személyes átvételi pontunk kiemelt stratégiai jelentőséget kapott, így azt külön megemlítették, mint előny, hiszen így napon belüli szállítási lehetőséget tudnak biztosítani a vásárlóiknak a GLS-es és a Foxpost-os szállításoknál is kedvezőbb díjon, amivel így a konkurenseikkel szemben is komoly előnyt tudhatnak magukénak.

Összegezve a számokat, a kritikákat és a dicséreteket, elmondható, hogy a kiszervezés a legtöbb esetben költségcsökkentéssel jár és sokszor bizony jelentősen felül is tudja múlni az elvárásokat. Egyúttal a Xiaomishop.hu esetében nem is igazán a költségcsökkentés volt a fő szempont, hanem sokkal inkább az, hogy olyan szolgáltatót találjanak, aki le tudja és le is akarja kezelni az egyedi elvárásaikat és proaktívan áll a kéréseikhez. Azt is elárulták, hogy a logisztikájuk kiszervezése előtt nagyon alaposan körüljárták a fulfillment piacot és az akkor legnagyobb 4 fulfillment céggel mind tárgyaltak, de végül a rugalmasságunk és a nálunk biztosított extrém gyors kapcsolattartási lehetőség miatt választottak bennünket. Elmondásuk alapján, azóta nagyon sok idejüket szabadítja fel az, hogy már nem maguknak menedzselik a logisztikájukat. Tudnak más feladatokra koncentrálni és mindent megtenni azért, hogy eljussanak a teljesen automatizált működés felé. Az idő felszabadulásából adódóan le tudták építeni a belső operációjukat és a korábban említettek mellet további havi fix üzemeltetési költséget is megtakarítottak.

Bízunk benne, hogy hasznosnak találtad jelen esettanulmányunkat. Ha megnéznéd, hogy Nálad mekkora költségcsökkentést eredményezhet a kiszervezés, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot és segítünk már előre lemodellezni azt az összehasonlítást, amit a fenti cikkben a Xiaomishop.hu-val az együttműködésünk 9. hónapja után tettünk meg!