A raktár több, mint egy tárolóhely, ahol a termékek rendezett polcokon várakoznak. Egy jól működő raktárban folyamatos mozgás zajlik: a beérkező árut átveszik és ellenőrzik, majd a megfelelő helyre kerül, ahol meghatározott körülmények között tárolják. Amikor pedig elérkezik a kiszállítás ideje, a termékeket összekészítik, csomagolják és elindítják a megrendelő felé. Ebben a cikkben végigvesszük, hogyan épül fel ez a folyamat a gyakorlatban.
Mit is jelent pontosan a raktározás?
A gyártásból vagy importból érkező termékek útjának fontos állomása a raktár. A raktározás az ellátási lánc egyik meghatározó eleme: célja, hogy az alapanyagok, félkész termékek és készáruk megfelelő mennyiségben és állapotban maradjanak mindaddig, amíg szükség van rájuk. Emellett azt is biztosítja, hogy a készlet az aktuális igényeknek megfelelően elérhető legyen.
A beérkező termékeket a raktár működési rendje alapján veszik át, ellenőrzik, azonosítják és helyezik el. Később ugyanezekből a készletekből történik a megrendelések összeállítása és a kiszállítás előkészítése. A raktározás feladatai azonban ennél is szerteágazóbbak lehetnek: ide tartozhat többek között a címkézés, a csomagolás, a készlet folyamatos nyomon követése, valamint a kapcsolódó adatok és információk kezelése.
Egy termékeket előállító vagy forgalmazó vállalat számára ezért a raktár a mindennapi működés egyik kulcsfontosságú része. A jól kialakított raktározási rendszer segítségével pontosan követhető, hogy milyen termékből, mennyi és hol áll rendelkezésre. A jól szervezett folyamatok a kiszállítást is felgyorsítják, hiszen a megrendeléshez szükséges áru gyorsan eljuthat a raktárból a szállítójárműbe. Ez nemcsak a vállalat működését teszi kiszámíthatóbbá, hanem a vevői elégedettséghez is jelentősen hozzájárul.
A raktározás folyamata
1. Árufogadás: a folyamat kiindulópontja
A raktári munka első lépése a beérkező szállítmány átvétele. A lerakodást követően ellenőrizni kell, hogy a ténylegesen megérkezett áru megfelel-e a rendelésnek és a hozzá tartozó dokumentumoknak. Ide tartozik a darabszám, a termékazonosság, valamint – amennyire a csomagolás lehetővé teszi – az áru állapotának vizsgálata is. Zárt vagy fóliázott csomagolás esetén természetesen nem minden esetben van lehetőség a termék teljes körű ellenőrzésére.
Ha az átvétel során sérülésre utaló jelet találnak, érdemes a szállítmány további tételeit is alaposan átnézni. Az átvétel igazolásának ezért fontos szerepe van: ettől a ponttól kezdve az áru kezelésével és megőrzésével kapcsolatos felelősségi körök is az adott megállapodás szerint változhatnak.
Az ellenőrzött árut ezt követően a raktár működési rendje alapján csoportosítják, és előkészítik a betárolásra.
2. Betárolás: a megfelelő hely kiválasztása
Miután az áru átesett az átvételi ellenőrzésen, el kell helyezni a raktárban. A tárolás módja és helye természetesen a termék tulajdonságaitól függ: a készlet kerülhet hagyományos polcra, raklapos állványra, ömlesztett vagy folyékony termék esetén tartályba, illetve bizonyos esetekben konténerbe is.
A tárolóhely kiválasztásakor több szempontot is figyelembe kell venni:
- a termék tárolási igényei, például a hőmérséklet,
- a lejárati idő,
- a mozgatás gyakorisága,
- a rakodóegység mérete,
- a rendelkezésre álló tér kihasználása.
A raktár kialakításánál fontos szempont a hozzáférhetőség is. A gyakran keresett és kiadott termékeket általában könnyebben elérhető helyeken célszerű elhelyezni, míg a ritkábban mozgatott készlet magasabb vagy kevésbé frekventált tárolóhelyre kerülhet. Az egy helyre tartozó vagy azonos célállomásra induló áruk megfelelő csoportosítása szintén egyszerűsítheti a későbbi komissiózást és kiszállítást.
A jól megtervezett betárolás egyik legfontosabb eredménye, hogy a készlet gyorsan megtalálható és egyértelműen nyomon követhető marad.
3. Tárolás és áttárolás
A tárolás sem teljesen passzív várakozás. A készletet a teljes tárolási idő alatt megfelelő körülmények között kell tartani, és időszakosan azt is ellenőrizni szükséges, hogy minden a megfelelő helyen és állapotban van-e. A készletek kezelésekor arra is figyelni kell, hogy a hamarabb lejáró, illetve előbb kiadandó tételek kerüljenek először felhasználásra vagy kiszállításra.
Előfordul, hogy egy már betárolt terméket idővel át kell helyezni. Ennek oka lehet helyhiány, vagy az, hogy a termék időközben prioritást kapott, és könnyebben hozzáférhető helyre kell kerülnie.
Az áttárolás lehetővé teszi, hogy a raktár a változó készlethez és forgalomhoz folyamatosan alkalmazkodjon, miközben a rendelkezésre álló terület is hatékonyabban használható ki.
4. Komissiózás: a megrendelés összeállítása
A komissiózás, vagyis a raktári kiszedés során a megrendelésben szereplő termékeket kikeresik a készletből, majd a kért mennyiségben összegyűjtik. Ugyanez a folyamat a termelés számára szükséges alapanyagok vagy egyéb tételek előkészítésénél is alkalmazható.
Itt különösen nagy jelentősége van a pontosságnak. Nem elég ugyanis megtalálni a megfelelő terméket: a darabszámnak is egyeznie kell a megrendeléssel, és bizonyos esetekben az is meghatározott lehet, hogy milyen sorrendben kell az egyes tételeket összeállítani.
A komissiózás történhet manuálisan, különböző gépi megoldások segítségével vagy teljesen automatizált rendszerben. Hagyományos raktári környezetben jellemzően a raktári dolgozó járja végig a tárolóhelyeket és gyűjti össze az árut. Automatizált, robotizált rendszereknél ezzel szemben a szükséges termék jut el a munkavégzés helyére. Ez megfelelő rendszer mellett jelentősen gyorsíthatja a folyamatot és csökkentheti a téves kiszedések esélyét.
A rendelés összeállítása után célszerű ellenőrizni a teljes küldeményt, mielőtt az a következő munkafázisba kerül. Ezzel még a feladás előtt kiszűrhetők az esetleges eltérések.
5. Csomagolás és címkézés
A kiszedett termékek a következő lépésben a csomagolási területre kerülnek. Itt szükség esetén egy küldeménybe rendezik a rendeléshez tartozó tételeket, majd a termékek jellegének és a szállítás körülményeinek megfelelően becsomagolják őket.
A csomagolás célja nem csupán az, hogy a termékek egyben maradjanak, hanem az is, hogy a mozgatás és szállítás során megfelelő védelmet kapjanak. Ezen a ponton kerülhet sor a szükséges szállítási címkék elkészítésére és felhelyezésére, valamint a megfelelő fuvarozási mód vagy szállító kiválasztására.
6. Kiadás és kiszállítás
A kész küldemények ezután a raktár kiadási területére kerülnek, ahol megtörténik a szállítás előtti utolsó előkészítés. Ha a szállítóegységek – például raklapok vagy egyéb egységrakományok – kialakítása korábban nem történt meg, erre is ebben a szakaszban kerülhet sor.
A kiadás előtt a küldeményt ismét összevetik a hozzá tartozó dokumentációval, hogy a megfelelő áru kerüljön a megfelelő szállítójárműre. Ezt követően megtörténik a rakodás, majd a küldemény elhagyhatja a raktárat.
A kiadási folyamat időzítése különösen fontos, hiszen egy raktári késés könnyen továbbgyűrűzhet a teljes szállítási folyamatban. Ha a jármű nem tud időben elindulni, az a kézbesítés határidejét is veszélyeztetheti. Romlandó vagy rövid eltarthatóságú termékek esetében pedig a késés akár közvetlen anyagi veszteséggel is járhat.
A raktározási folyamatot kísérő feladatok
A fizikai árumozgás mellett több háttérfeladat is folyamatosan zajlik:
- Adminisztráció és készletnyilvántartás: az árufogadásnál megkezdett nyilvántartás a teljes folyamatot végigkíséri. Ha a termékek a beérkezés után több lépésen is végigmennek, mindegyik állapotuk rögzíthető (átvéve, felcímkézve, polcra került), és a rendelések összekészítését is dokumentálni kell, hogy látszódjon, hány tétel fogyott. A modern raktárkezelő rendszerek a termékek fontos tulajdonságait is nyilvántartják, például a szavatossági időt.
- Leltár: a leltár célja, hogy feltárja az esetleges eltéréseket a nyilvántartott és a tényleges készlet között, amelyeket ezt követően ki lehet vizsgálni és szükség esetén korrigálni.
- Visszáruzás: a visszáru két irányból érkezhet. A minőségellenőrzésen fennakadt termékeket általában elkülönítik a szabad készlettől, és a raktár folyamatainak megfelelően visszaküldik a beszállítónak vagy további ellenőrzésre küldik. A raktár emellett a vevők által visszaküldött termékeket is fogadja, például termékcsere esetén.
- Göngyölegkezelés: a raktárnak követnie kell az egyutas csomagolóeszközök és a visszatérő göngyölegek (például a többutas raklapok) ki- és beáramlását, hogy ezek elszámolhatók legyenek.
Miért kell egységben látni a folyamatot?
A raktári lépések láncszerűen kapcsolódnak egymáshoz. Az áru útjának minden egyes lépése hatással van a következőre, ezért egy pontatlanság vagy késés könnyen továbbgyűrűzhet a rendszerben. Egy hibásan betárolt termék például később a komissiózásnál okozhat problémát, ami végül a kiszállítás csúszásához vezethet. Ennek hatása pedig a vevői oldalon is megjelenik.
A raktározás emellett nem egyszeri, lezárt folyamat. A készletmozgások folyamatosan új adatokat generálnak, amelyek a nyilvántartásokban és a leltárban is megjelennek. Ezek az információk a későbbi készletgazdálkodás és beszerzési döntések szempontjából is fontos alapot jelentenek. Raktárkezelő szoftver használatával számos adminisztratív feladat automatizálható, miközben a készletmozgások és a kapcsolódó adatok is egyszerűbben követhetők.
Webshopok esetében ezt a teljes láncot, a beszállítástól a kiszállításon át a visszáru fogadásáig, egy fulfillment szolgáltató is átvállalhatja. Így a teljes logisztikai folyamat összehangolt rendszerként működhet, nem pedig egymástól elszigetelt részfeladatok sorozataként.
Mi mindenre van hatással a raktározás minősége?
A raktározás minősége közvetlenül befolyásolja:
- a költségeket: a jól szervezett árukezelés hatékonyabb erőforrás-felhasználást tesz lehetővé, és csökkentheti a működési költségeket
- a veszteségeket: minél szervezettebb a raktár, annál kevesebb áru sérül vagy vész el;
- a hibák számát: a bevált folyamatokban kevesebb az adminisztratív és fizikai hiba, a becsúszó hibák pedig könnyebben kezelhetők;
- a kiszolgálás gyorsaságát: ha a rendeléseket pontosan és időben készítik össze, a kiszállítás is késedelem nélkül indulhat;
- a rugalmasságot: a jól működő raktár a szervezet és a szállítmányozás alkalmazkodóképességét is növeli;
- a tervezhetőséget: a naprakész készletadatokból és leltárakból olyan kimutatások készíthetők, amelyekre a jövőbeni stratégia építhető;
- a vevői elégedettséget és a cég megítélését: a pontos és gyors teljesítés a megrendelők szemében is erősíti a vállalat megbízhatóságát.
Mindez együtt a cég jövedelmezőségére és a teljes ellátási lánc hatékonyságára is kihat.
Miért éri meg a raktározást fulfillment szolgáltatóra bízni?
Egy modern, jól szervezett raktár kiépítése jelentős beruházást igényel, ráadásul az infrastruktúra fenntartása és fejlesztése is folyamatos költséget jelent. A raktári logisztika kiszervezése ezt a terhet veszi le a vállalkozásról. Nem kell saját raktárbázist építeni, hanem egy meglévő logisztikai központ infrastruktúráját, tárolókapacitását és kiegészítő szolgáltatásait lehet igénybe venni.
A kiszervezés legteljesebb formája a fulfillment. Ilyenkor a szolgáltató a teljes logisztikai feladatsort átveszi, vagyis mindazt, amit ebben a cikkben végigjártunk:
- beszállítás és árufogadás,
- raktározás és készletnyilvántartás,
- rendeléskezelés és komissiózás,
- címkézés, csomagolás és kiszállítás,
- a visszáru kezelése.
Így egy kisebb webshop is ugyanolyan modern technológiára támaszkodhat, mint egy nagyvállalat, a beruházás költsége és kockázata nélkül. A felszabaduló idő pedig oda fordítható, ahol a legnagyobb értéket teremti: a vezetői döntésekre és a webáruház fejlesztésére.
Az iLogistic fulfillment szolgáltatóként pontosan ezt a teljes folyamatot vállalja át partnerei helyett. Ha szeretnéd, hogy termékeid szakszerű kezelésben legyenek, a rendeléseid pedig gyorsan és pontosan jussanak el a vásárlókhoz, kérd egyedi ajánlatunkat!
